Что делать, если при инвентаризации выявлена недостача?

Конец года. В магазине «Мевали бог» пересчитали товары. В учёте 120 коробок сока, а на складе 112. Куда делись 8 коробок?

Какие шаги предпринимаются?

1. Документирование результата. Рабочая инвентаризационная комиссия записывает результат пересчёта в инвентаризационную опись (акт). Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица (НСБУ № 19, пункт 16). По ценностям, по которым выявлены расхождения с учётом, составляется сличительная ведомость (пункт 68).
2. Выяснение причины. Это может быть ошибочная запись, возвращённый товар, порча или кража.
3. Получение объяснения от материально ответственного лица. Кладовщик или продавец даёт пояснение. Постоянно действующая инвентаризационная комиссия рассматривает объяснения лиц, допустивших недостачу, и вносит предложения по её урегулированию (пункт 9).
4. Принятие решения. Предложения по урегулированию расхождений представляются на рассмотрение руководителю организации (пункт 72). Если виновный установлен, недостача относится на него; если конкретные виновные не установлены, сверхнормативная недостача может быть списана на производственные расходы и расходы периода (пункт 69).
5. Отражение в учёте. Недостача сначала учитывается как отдельная потеря, затем, в зависимости от решения, взыскивается с виновного или списывается на расходы. Результаты отражаются в учёте того месяца, в котором закончена инвентаризация (пункт 70).

А если выявлен излишек?

Излишек товара тоже признак проблемы: возможно, какая-то продажа или поступление записаны неверно. По пункту 69 НСБУ № 19 выявленные излишки приходуются и относятся на финансовый результат, после чего выясняются причины излишка и виновные лица.

Как уменьшить недостачи?

• Проводите инвентаризацию не раз в год, а чаще, например ежеквартально
• Пусть поступление и выбытие контролирует не один человек, а два сотрудника
• Испорченный товар сразу списывайте по акту