Авансовый отчёт после командировки: какие проводки делать, если денег не хватило, остались лишние или их не вернули?
Выдача денег на командировку, получение отчёта после возвращения, доплата работнику или взыскание остатка: три разные ситуации трёх работников по счетам 4220 и 6970, проводки со строками таблиц НСБУ № 21.
ООО «Бунёдкор Лойиха» за одну неделю отправило в командировку трёх работников. Инженер Жасур осматривал объект в Намангане, и ему не хватило денег. Сметчица Малика привезла из Бухары часть денег обратно. А снабженец Равшан отложил сдачу остатка «на потом». Для бухгалтера Ферузы это три отдельных расчёта, но все они начинаются с одного счёта.
Какой счёт работает при выдаче денег на командировку?
Деньги, выданные на служебную командировку, числятся на счёте 4220 «Авансы, выданные на служебные командировки» (НСБУ № 21, пункт 182). Это ещё не расход: пока работник не сдал отчёт, это дебиторская задолженность работника перед предприятием.
Сумма аванса определяется не приблизительно, а расчётом: согласно пункту 182, в расчёте указываются приказ о командировке, стоимость билета, суточные расходы на проживание и другие расходы по командировке. По какой норме берутся суточные — не тема этой статьи; в примерах ниже это условная сумма из внутреннего приказа предприятия.
Всем трём работникам деньги выданы из кассы:
| Работник | Командировка | Выданный аванс, сумов | Проводка | Основание (НСБУ № 21) |
|---|---|---|---|---|
| Жасур | Наманган, 4 дня | 3 000 000 | Дт 4220 – Кт 5010 | пункт 185, строка 4 |
| Малика | Бухара, 3 дня | 2 500 000 | Дт 4220 – Кт 5010 | пункт 185, строка 4 |
| Равшан | Карши, 2 дня | 1 800 000 | Дт 4220 – Кт 5010 | пункт 185, строка 4 |
Что будет, если работник потратил больше?
Авансовый отчёт Жасура:
| Расход | Сумма, сумов |
|---|---|
| Билеты туда и обратно | 1 200 000 |
| Гостиница, 3 ночи | 1 400 000 |
| Суточные, 4 дня (условно) | 600 000 |
| Всего потрачено | 3 200 000 |
| Выданный аванс | 3 000 000 |
| Работник добавил из своих денег | 200 000 |
Руководитель утвердил отчёт. Теперь записываются две вещи: выданные 3 млн сумов переходят в расходы, а лишние 200 тысяч сумов становятся долгом предприятия перед Жасуром. Согласно пункту 306, если потраченная сумма превышает выданную, этот долг отражается по кредиту счёта 6970 «Задолженность подотчётным лицам». Жасур — руководитель проектного отдела, то есть административный работник, поэтому расход относится на 9420:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, сумов | Основание (НСБУ № 21) |
|---|---|---|---|---|
| Командировочные расходы в пределах аванса | 9420 | 4220 | 3 000 000 | пункт 412, строка 10 |
| Долг Жасуру за перерасход | 9420 | 6970 | 200 000 | пункт 309, строка 15 |
После этого остаток по Жасуру на 4220 равен нулю, а на 6970 стоит кредитовый остаток 200 000 сумов. Когда долг будет выплачен из кассы, этот остаток закроется. Для самой выплаты в таблицах НСБУ № 21 отдельная строка не приведена, поэтому здесь мы не даём её в виде проводки.
Если бы Жасур был работником производственного цеха, расход относился бы не на 9420, а на цеховые затраты: в строке 12 пункта 185 указано Дт 2010, 2310, 2510, 2710 – Кт 4220-4290.
А если деньги остались или их не вернули?
Малика потратила 2 100 000 сумов и вернула в кассу 400 000 сумов. В пункте 180 сказано, что не полностью использованные командировочные авансы подлежат возврату в кассу.
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, сумов | Основание (НСБУ № 21) |
|---|---|---|---|---|
| Утверждённые командировочные расходы | 9420 | 4220 | 2 100 000 | пункт 412, строка 10 |
| Остаток возвращён в кассу | 5010 | 4220 | 400 000 | пункт 185, строка 6 |
Равшан потратил 1 650 000 сумов, а остаток 150 000 сумов не вернул. Расходная часть отражается так же, как у Малики (Дт 9420 – Кт 4220 = 1 650 000). Если остаток удерживается из его заработной платы:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, сумов | Основание (НСБУ № 21) |
|---|---|---|---|---|
| Невозвращённый аванс удержан из заработной платы | 6710 | 4220 | 150 000 | пункт 290, строка 13 |
Порядок удержания из заработной платы и его ограничения устанавливаются трудовым законодательством. А бухгалтерская запись делается только после того, как удержание произведено на законном основании.
Итог по трём работникам:
| Работник | Выдано | Потрачено | Результат | Где закрыт остаток |
|---|---|---|---|---|
| Жасур | 3 000 000 | 3 200 000 | Предприятие должно 200 000 | 6970 (до выплаты) |
| Малика | 2 500 000 | 2 100 000 | Возвращено 400 000 | 5010 |
| Равшан | 1 800 000 | 1 650 000 | Не возвращено 150 000 | Удержано через 6710 |
Если командировка в валюте, какой курс брать?
Если на зарубежную командировку выдаётся валюта, то согласно пункту 182 её учёт ведётся отдельно, а валюта пересчитывается в сумы по курсу Центрального банка на день выдачи аванса. А в приложении к НСБУ № 22 датой отражения валютной задолженности работников по подотчётным суммам указана дата утверждения авансового отчёта. Поскольку в двух документах упоминаются две разные даты, отдельно фиксируются и день выдачи, и день утверждения отчёта; как их применять, определите в учётной политике. В зарубежных командировках особенно важно точно записывать дату утверждения отчёта.
Проверьте себя
5 вопросов по этой теме: выберите вариант или откройте ответ.
Снабженец ООО «Qiziltepa tekstil» получил аванс на служебную командировку 4 200 000 сумов. Авансовым отчётом подтверждён расход 3 650 000 сумов, остаток в кассу не возвращён, и решено удержать его из заработной платы. Как записывается удержание?
Работник вернулся из командировки и сдал в кассу неиспользованный остаток аванса. Какая делается проводка?
На каком счёте учитывается аванс, выданный работнику на служебную командировку?
Работающее сезонно ООО «Arnasoy baliq» зимой начислило заработную плату рабочим, выполнявшим работы по подготовке к следующему сезону. Согласно учётной политике эти затраты включаются в расходы будущих периодов. Какая составляется проводка?
Три месяца назад организация предоставила другой организации заём в качестве краткосрочной инвестиции (5830). Теперь заём возвращён на расчётный счёт. Какая составляется проводка?
Отвечено: 0 / 5Верно 0 из 5
Все тесты →Смотрите также
Источники
- НСБУ № 21 «План счетов бухгалтерского учёта хозяйствующих субъектов и инструкция по его применению», пункты 179, 180 и 182 · счета 4200; неиспользованные авансы возвращаются в кассу; командировочный аванс рассчитывается на основании приказа, стоимости билета, суточных расходов на проживание; отдельный учёт валютного командировочного аванса и его пересчёт в сумы по курсу на день выдачи аванса
- НСБУ № 21 «План счетов бухгалтерского учёта хозяйствующих субъектов и инструкция по его применению», пункт 185 (строки 4, 6 и 12) · Дт 4220-4290 – Кт 5010, 5020; Дт 5010, 5020 – Кт 4220-4290; Дт 2010, 2310, 2510, 2710 – Кт 4220-4290
- НСБУ № 21 «План счетов бухгалтерского учёта хозяйствующих субъектов и инструкция по его применению», пункт 412 (строка 10) · расходы на командировки и представительские расходы: Дт 9420 – Кт 4220, 4230
- НСБУ № 21 «План счетов бухгалтерского учёта хозяйствующих субъектов и инструкция по его применению», пункты 305, 306 и пункт 309 (строка 15) · счёт 6970; если потраченная сумма превышает выданную, долг подотчётному лицу по кредиту 6970; Дт 2010, 2310, 2510, 2710, 9420 – Кт 6970
- НСБУ № 21 «План счетов бухгалтерского учёта хозяйствующих субъектов и инструкция по его применению», пункт 290 (строка 13) · удержание невозвращённых подотчётными лицами сумм авансов: Дт 6710 – Кт 4220-4290
- НСБУ № 22 «Учёт активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте», приложение · дата отражения валютной задолженности работников по подотчётным суммам: дата утверждения авансового отчёта
- Пример, имена работников и название предприятия, суммы · составлены автором, условные