Зачем нужен бухгалтерский учёт: пять его функций на примере одной пекарни

ООО «Tong non» — небольшая пекарня в махалле: один цех с тандыром, четыре пекаря и ежедневная доставка хлеба в соседние магазины. Владелица Дилноза долго считала бухгалтерию «бумажной работой для налоговой». Бухгалтер Жасур не стал спорить и предложил вместе пройти один месяц от начала до конца. За этот месяц учёт выполнил пять разных задач.

Чтобы пример был простым, НДС, удержания из зарплаты, социальный налог и другие налоги в расчёты не включены. Название предприятия и все цифры условные.

Что планируется в начале месяца и как каждый документ попадает в учёт?

1. Планирование. До начала месяца Дилноза и Жасур составили смету расходов на следующий месяц. За основу взяли объём, согласованный с магазинами: 30 000 буханок в месяц по 4 000 сумов. По внутренней норме на одну буханку уходит 0,35 кг муки.

Ещё до первой испечённой буханки смета показала важную вещь: мука составляет почти 60 процентов всех расходов (52 500 000 ÷ 88 000 000 = 59,7%). Значит, сильнее всего результат месяца раскачивает цена муки. Жасур посоветовал заранее договориться о цене с поставщиком, но договорённости хватило только на первую неделю.

2. Учёт. В течение месяца каждая операция сначала оформлялась документом и только потом записывалась на счета. Правило Жасура простое: нет документа — нет записи. Фраза «я помню» в учёт не попадает.

Полученная в этом месяце мука израсходована полностью, поэтому на счёте 1010 остатка нет. Все корреспонденции взяты из типовых таблиц НСБУ № 21 (пункты указаны в источниках).

Обратите внимание на строку 4: доход записан в день отгрузки хлеба, не дожидаясь поступления денег. Согласно пункту 16 НСБУ № 1 операции отражаются не в момент получения или уплаты денег, а в момент их совершения (метод начисления). Поэтому в конце месяца долг магазинов виден на счёте 4010: 116 000 000 − 98 000 000 = 18 000 000 сумов. Если бы учёт вёлся только по кассе, этот долг нигде бы не отразился.

Что показывает разница между планом и фактом в конце месяца и кому нужны эти цифры?

3. Контроль. После закрытия месяца Жасур поставил смету рядом с фактическими цифрами.

Причина отклонения по выручке понятна: один из магазинов закрылся на ремонт на две недели, и продано на 1 000 буханок меньше. А за отклонением по муке одна цифра скрывает три причины. Чтобы их разделить, считается норма на фактический объём: 29 000 шт. × 0,35 кг = 10 150 кг.

Самая интересная строка — третья: куда ушли 150 кг муки? Жасур спустился в цех и проверил: новый пекарь резал тесто тяжелее нормы, на одну буханку в среднем уходило 0,355 кг муки (10 300 ÷ 29 000). Весы настроили. Это отклонение важно не потому, что сумма велика, а потому, что оно может повторяться каждый месяц: по 150 кг в месяц за 12 месяцев — это 1 800 кг, по текущей цене 1 800 × 5 400 = 9 720 000 сумов. Перерасход газа на 900 000 сумов тоже поставили на отдельную проверку.

4. Информация. Из одних и тех же учётных записей разные люди берут разное. Пункт 10 НСБУ № 1 определяет цель финансовой отчётности так: предоставлять широкому кругу пользователей, принимающих экономические решения, информацию о финансовом положении организации, показателях её деятельности и денежных потоках.

По итогам года эти данные собираются в годовой комплект финансовой отчётности. Согласно пункту 12 НСБУ № 1 он состоит из следующих частей: бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах, отчёт о собственном капитале, отчёт о денежных потоках и примечания к финансовой отчётности.

Какие выводы делаются из цифр?

5. Анализ. Контроль отвечает на вопрос «где есть отклонение», а анализ — на вопрос «что это значит для бизнеса и что делать дальше». Жасур рассчитал несколько простых соотношений (в примере весь выпущенный хлеб продан, поэтому себестоимость одной буханки находится делением расходов на количество буханок).

Вывод виден с первого взгляда. Себестоимость одной буханки выросла на 233 сума, а цена не изменилась, поэтому маржа упала с 26,7% до 20,8%. Если расходы останутся на этом уровне, то для восстановления плановой маржи цена должна была бы составить примерно 3 166 ÷ (1 − 0,2667) ≈ 4 320 сумов. Прежде чем повышать цену, Дилноза выбрала более дешёвые пути: остановить перерасход сверх нормы и договориться о цене муки не на месяц, а на три месяца. А то, что 15,5 процента продаж ещё остаются долгом магазинов, стало поводом подумать о сокращении предоставляемой им отсрочки платежа.

Так круг замкнулся: выводы анализа вошли в смету следующего месяца, и план снова был составлен с начала.

В конце месяца Дилноза сформулировала свой вывод: бухгалтерия — это не бумаги для налоговой, а приборная панель предприятия. Если её выключить, машина продолжит ехать, но вы не будете знать, сколько осталось топлива.