От бумажного «spreadsheet» до Excel: как электронная таблица изменила работу бухгалтера?

Английское слово «spreadsheet» появилось намного раньше компьютера. Как пишет Britannica, исторически это был лист бухгалтерской книги: большой бумажный лист, расчерченный на столбцы и строки, куда цифры записывались от руки. Вся история электронной таблицы — это попытка сделать такой простой лист «считающим самостоятельно».

Проблема бумажного листа

Что происходит, если в бумажной таблице меняется одна цифра? Например, в середине месяца выяснилось, что сумма одного расхода записана неверно. Счетовод берёт ластик и по очереди пересчитывает итог этой строки, итог столбца, затем общий результат, а потом выведенные из него проценты и показатели. Одно исправление превращается в переписывание всего листа. Счёты и арифмометр, о которых мы рассказывали в прежних статьях, ускорили вычисления, но эту цепную проблему пересчёта решить не смогли.

Идея в Гарварде и VisiCalc

Как пишет страница выпускников Гарвардской школы бизнеса, идея родилась в 1978 году у студента MBA Дэна Бриклина во время ежедневной подготовки кейсов: вместо того чтобы снова и снова пересчитывать цифры вручную, нужна была программа, в которой их можно быстро менять на экране. Любопытно, что сам Бриклин в комментарии на своём сайте подчёркивает: новизна VisiCalc была не в том, что это первая расчётная программа со строками и столбцами. С точки зрения бухгалтера главным новшеством было вот что: при изменении одного значения все зависящие от него результаты пересчитываются сами.

Вместе с другом Бобом Фрэнкстоном он основал компанию Software Arts (Музей истории компьютеров). Созданная ими VisiCalc предназначалась для компьютера Apple II и стоила 100 долларов (HBS).

Что изменилось для бухгалтеров? Теперь, чтобы изменить одну цифру в месячном отчёте или бюджете, не нужно было переписывать весь лист: ответ на вопрос «а если цена вырастет на 5%?» можно было получить за несколько секунд.

Соперничество Lotus и Excel

Как пишет Britannica, в середине 1980-х годов на рынке компьютеров IBM PC и MS-DOS лидировала Lotus 1-2-3. Microsoft Excel же зашла с другой стороны: по данным Microsoft, она вышла 30 сентября 1985 года для компьютера Macintosh. Britannica отмечает, что Lotus 1-2-3 для Macintosh не было, и это помогло Excel найти своих поклонников.

Первая версия Excel для Windows вышла в 1987 году (Britannica). По мере распространения компьютеров с Windows популярность Excel росла, и со временем она стала самой используемой электронной таблицей в офисах.

Риск: ошибка в одной ячейке

Электронная таблица быстро считает, но так же быстро «размножает» ошибку. Два известных примера:

Экономическое исследование. Как пишет The Conversation, в апреле 2013 года исследователи Массачусетского университета (Амхерст) Томас Херндон, Майкл Эш и Роберт Поллин, проверив таблицу к статье известных экономистов Рейнхарт и Рогоффа 2010 года, обнаружили, что диапазон формулы среднего значения не охватывал пять стран (Австралию, Австрию, Бельгию, Канаду и Данию).
Банковский риск. Согласно анализу экономиста Джеймса Квака, основанному на отчёте о внутренней проверке JPMorgan, таблица в модели риска делила разницу ставок не на их среднее, а на сумму. В отчёте отмечено, что эта ошибка могла занизить волатильность примерно в два раза.

В обоих случаях программа работала «правильно»: неверную формулу написал человек. Поэтому проверка таблицы другим сотрудником — важная часть внутреннего контроля.

Переход в облако

По данным пресс-службы Google, 6 июня 2006 года в Google Labs начался ограниченный тест Google Spreadsheets: таблицу стало можно создавать, хранить в интернете и делиться ею с другими. Теперь один файл может одновременно редактировать несколько человек, а сам файл находится не на компьютере, а на сервере.

Тогда и сейчас

Признак	Бумажная таблица	Электронная таблица 1980-х	Сегодня
Пересчёт	Вручную, каждый итог отдельно	Изменилась одна ячейка — всё автоматически	Автоматически, одновременно с несколькими пользователями
Где файл	В папке и на полке	На дискете, на одном компьютере	В облаке, с любого устройства
Источник ошибок	Счёт и переписывание	Неверная формула или диапазон	Те же ошибки, теперь в более крупных таблицах
Способ контроля	Повторный пересчёт	Ручная проверка	Проверка формул, история изменений, права доступа

Пример: месячный итог пекарни

Условная пекарня «Чилонзор нон» собирает свои месячные расходы (составлено автором, условные цифры).

Статья	Сумма (сум)
Мука	18 000 000
Газ и электричество	4 500 000
Заработная плата	12 000 000
Аренда	5 000 000
Итого	39 500 000

В конце месяца нашёлся ещё один счёт-фактура за муку на 1 200 000 сумов. На бумаге бухгалтер Гульнора вручную пересчитывает строку «Мука», «Итого», а затем себестоимость одной лепёшки (например, разделив на 26 000 штук): прежний результат был 39 500 000 ÷ 26 000 ≈ 1 519 сумов. В таблице же она меняет только одну ячейку на 19 200 000, «Итого» сразу обновляется до 40 700 000, а себестоимость — до 40 700 000 ÷ 26 000 ≈ 1 565 сумов.

Но есть и ловушка: если формула в ячейке «Итого» складывает только первые три строки (аренда выпала), таблица покажет 35 700 000, и расход на 5 млн сумов останется незамеченным. Поэтому Гульнора каждый месяц сверяет итог таблицы с остатком в главной книге.

Связь с предыдущим и следующим периодами: механические машины и счёты ускорили ручной счёт, а электронная таблица превратила учёт в пересчитываемую «модель». На следующем этапе эта модель переместилась внутрь бухгалтерских программ и облачных сервисов.