Дневная наличная выручка сдана инкассатору, а в банк поступила на следующий день: где эти деньги числятся на отчётную дату и по каким счетам проходят?

ООО «Shirinbuloq Konditer» продаёт торты и сладости в трёх магазинах. Каждый вечер кассир Лобар упаковывает дневную наличную выручку и сдаёт её инкассатору. Деньги поступают на расчётный счёт в банке в следующий рабочий день (это условие составлено автором, и во всей статье оно действует одинаково). В четверг вечером главный бухгалтер Хамида собирается составить отчёт, и возникает вопрос: где сейчас 14 600 000 сумов, сданные в тот день? В кассе их нет, в банковской выписке их ещё не видно, но и пропали они не были.

Эта статья показывает, как отразить такой разрыв в учёте: какой счёт использовать, какие проводки делать, в какую строку баланса попадают деньги и почему записывать деньги как «поступившие в банк» заранее неверно.

Деньги вышли из кассы, но в банк ещё не поступили: где они числятся?

Под инкассацией понимается услуга по доставке наличных денег в банк силами инкассаторов. Деньги выходят из кассы организации, но на банковский счёт ещё не поступают: несколько часов или дней они находятся в пути. Для таких денег НСБУ № 21 предусматривает отдельный счёт: 5710 «Денежные средства (переводы) в пути».

По пункту 238 стандарта на этом счёте учитываются «денежные средства, покинувшие место хранения, но не дошедшие до места назначения», в том числе выручка, переданная инкассатору. Счёт является транзитным и служит связующим звеном для непрерывного контроля за движением денег. Простыми словами: 5710 это «запись о деньгах в пути». Когда деньги вышли из кассы, они записываются здесь, а когда поступили в банк, списываются отсюда. Так каждый сум в любой момент виден: понятно, где он находится.

Неделя на примере: сколько денег и где каждый день?

Выручка «Shirinbuloq Konditer» (составлено автором, в сумах). Каждый вечер вся выручка сдаётся инкассатору, остатка в кассе нет. Начальный остаток по банковской выписке принят равным нулю:

Расчёт: выручка за пять дней 12 400 000 + 15 800 000 + 11 200 000 + 14 600 000 + 18 000 000 = 72 000 000 сумов. В банк из неё поступило 54 000 000 сумов (деньги, сданные в понедельник, вторник, среду и четверг). 18 000 000 сумов, сданные в пятницу, в пути. Проверка: 54 000 000 + 18 000 000 = 72 000 000. Каждый вечер остаток по 5710 равен именно той сумме, что сдана в этот день, потому что деньги предыдущего дня уже поступили в банк в следующий рабочий день.

Какие проводки делаются?

Три этапа, все по типовым строкам НСБУ № 21. Для примера возьмём четверг (14 600 000 сумов):

В примере выручка принята без НДС, поэтому отдельной записи по НДС нет. Так как предприятие продало готовую продукцию (торт), выбран счёт 9010; в строке 2 пункта 223 дан диапазон 9010–9030, при продаже товара или услуги вы выбираете соответствующий счёт.

В стандарте есть и два других пути: - Если кассир сам отвозит деньги в банк, без инкассатора, счёт 5710 не участвует: Дт 5110 – Кт 5010 (пункт 226, строка 4). - Если инкассатор возвращает деньги в кассу, не довезя их до банка: Дт 5010 – Кт 5710 (пункт 239, строка 6).

Для оплаты банковских и аудиторских услуг в стандарте дана строка Дт 9430 – Кт 6990 (пункт 412, строка 12). Относить ли в эту строку плату за услуги инкассации, определяет учётная политика предприятия: эта строка стандарта инкассацию отдельно не называет.

Что видно в балансе и в выписке на отчётную дату?

Если Хамида составляет отчёт в четверг вечером, состояние счетов такое (составлено автором, в сумах):

Валютного счёта (строка 350) в этом примере нет. Итого: 0 + 39 400 000 + 0 + 14 600 000 = 54 000 000 сумов. Главное: деньги в пути не выпадают из баланса, у них есть своё место в строке 360 денежных средств, а в итог строки 320 они входят. Банковская выписка в этот день показывает остаток по 5100, то есть 39 400 000 сумов, и он полностью совпадает с остатком строки 340 в бухгалтерии.

А если бухгалтер сразу запишет деньги в банк?

Иногда пишут «отдали инкассатору, значит, уже в банке»: Дт 5110 – Кт 5010, хотя деньги ещё не поступили. Сравните результат (четверг вечером, в сумах):

Во втором столбце остаток на расчётном счёте получается 12 400 000 + 15 800 000 + 11 200 000 + 14 600 000 = 54 000 000 сумов, а в выписке 39 400 000. Разница 54 000 000 − 39 400 000 = 14 600 000 сумов — это ровно последняя инкассация. По пункту 225 по дебету 5110 отражается «поступление денежных средств на расчётный счёт», а суммы, ошибочно проведённые при сверке банковской выписки, связываются со счетами 4860 или 6960. Показывать на 5110 деньги, не дошедшие до банка, противоречит этому определению и создаёт «мнимую» разницу при ежедневной сверке с выпиской. Счёт 5710 заранее объясняет именно эту разницу.

Практические советы

• Каждый вечер проверяйте остаток по 5710. Как в примере, на конец дня остаток должен равняться сумме, сданной сегодня. Если он больше, деньги прошлых дней ещё не поступили в банк; причину выясните по выписке и документу инкассатора (практический совет).
• Разделяйте аналитический учёт. Стандарт требует вести аналитический учёт по 5700 по видам денежных переводов (пункт 238). Если дополнительно разделять его по дню сдачи и по инкассатору, сразу видно, какая сумма ещё не поступила (практический совет).
• Храните документ, подтверждающий сумму, сданную инкассатору. Запись по 5710 опирается на этот документ; при сверке с выпиской он становится главным доказательством (практический совет).
• В конце года уделите этому особое внимание. Деньги, находящиеся в пути на отчётную дату, входят в строку 360; не прибавляйте их к остатку кассы или банка (Положение № 181, приложение 1).
• Если деньги несколько дней висят на 5710, считайте это сигналом. Оформите акт сверки с банком и инкассатором; если деньги вернулись, сделайте запись Дт 5010 – Кт 5710 (пункт 239, строка 6).