Как вести учёт поступления и выбытия товаров и материалов: оборотная ведомость, товарный отчёт и шаблон Excel

Месяц закончился. Владелец магазина задаёт бухгалтеру два вопроса: «Сколько товара осталось на складе?» и «Во сколько нам обошлось то, что мы продали?». На первый отвечают количество и сумма по каждому товару, на второй — себестоимость выбытия. Чтобы видеть и то и другое в одном месте, без ошибок и каждый месяц в одном порядке, бухгалтеры ведут регистры. Ниже — два основных регистра торговой компании, их формулы и расчёт на примере вымышленного ООО «Namuna Savdo». В конце статьи — шаблон Excel с формулами и заполненный образец.

Какие регистры ведёт бухгалтер торговой компании?

По НСБУ № 21 товары учитываются на счетах группы 2900. Товары на складе ведутся на 2910 по покупной стоимости (пункт 145), товары в магазинах и киосках — на 2920 (пункт 146). Если в розничной торговле товары учитываются по продажным ценам, наценка собирается отдельно на счёте 2980 «Торговая наценка» (пункт 152). Аналитический учёт по 2900 ведётся в разрезе материально ответственных лиц, наименований товаров и мест хранения (пункт 153). Отсюда на практике вытекают два вида регистров:

Формы таблиц ниже — учебное пособие, составленное автором, а не официально утверждённая форма. Способ же оценки должен быть отражён в учётной политике предприятия (НСБУ № 4, пункт 67).

Как рассчитывается себестоимость выбытия по средневзвешенной стоимости?

Пункт 62 НСБУ № 4 даёт три способа оценки выбывающих запасов: по идентифицированной себестоимости, по средневзвешенной стоимости (AVECO) и ФИФО. К одной группе товаров в течение года применяется только один способ (пункт 63). При AVECO общая себестоимость одинаковых товаров в остатке на начало периода и поступивших за период делится на их общее количество; средняя цена может рассчитываться периодически или при поступлении каждой новой партии (пункт 65). Шаблон берёт периодический вариант — расчёт один раз в конце месяца.

Мука на складе «Namuna Savdo» за январь:

Средняя цена = 23 650 000 ÷ 4 200 = 5 630,95 сума. Сумма выбытия = 23 650 000 ÷ 4 200 × 2 600 = 14 640 476,19 сума (с округлением до 2 знаков). Сумма на конец месяца находится вычитанием: 23 650 000 − 14 640 476,19 = 9 009 523,81. Этот остаток переходит на лист февраля как остаток на начало месяца.

Тонкий момент: если товар выбыл полностью, его сумма тоже должна обнулиться. Если умножать округлённую среднюю цену, даже при количестве 0 может «зависнуть» 0,01 сума. Поэтому при выбытии всего остатка шаблон списывает всю сумму.

Как связаны наценка, НДС и продажная цена?

В товарном отчёте каждый приходный документ виден в пяти столбцах. Цепочка всегда одна: себестоимость, к ней наценка, продажная цена без НДС, к ней НДС, продажная цена с НДС. Ставка НДС в шаблоне стоит в отдельной ячейке: общая ставка 12%. Пример условный, наценка принята 20%:

При выбытии направление обратное: из кассы приходит сумма с НДС, из неё выделяется часть без НДС. Например, если месячная выручка 30 240 000 сумов: 30 240 000 ÷ 1,12 = 27 000 000 сумов без НДС и 3 240 000 сумов НДС.

Обратите внимание: наценка 20% к себестоимости составляет не 20 процентов продажной цены, а 20 ÷ 120 = 16,67 процента. В дальнейшем расчёте нужна именно эта «доля в цене».

Как найти себестоимость проданных товаров при учёте по продажным ценам?

По пункту 61 НСБУ № 4 себестоимость проданных товаров — это «разница между продажной стоимостью и приходящейся на них суммой торговой наценки». Средний процент наценки = (наценка на начало месяца + наценка по поступившим товарам) ÷ (продажная стоимость остатка на начало месяца и поступивших товаров). Шаблон берёт это соотношение от продажной цены без НДС.

Магазин «Namuna Savdo», январь (условные цифры; по одному из четырёх приходных документов наценка 15%, по остальным 20%):

Средняя доля = 7 660 000 ÷ 47 960 000 = 15,97%. Наценка проданных товаров = 27 000 000 × 15,97% ≈ 4 312 343,62 сума (шаблон использует процент без округления). Себестоимость = 27 000 000 − 4 312 343,62 = 22 687 656,38 сума. Валовая прибыль по проданным товарам (выручка без НДС − себестоимость) равна именно этой сумме наценки.

В образце магазин также вернул поставщику товар на 448 000 сумов и списал испорченный товар на 134 400 сумов (оба — в продажных ценах с НДС). Остаток на конец месяца составил 22 892 800 сумов (с НДС). При инвентаризации насчитано товара на 22 840 000 сумов: разница −52 800 сумов, то есть недостача. Шаблон показывает эту разницу сам.

Какие делаются проводки?

В таблице пункта 154 НСБУ № 21 по товарам есть следующие корреспонденции. Суммы — из январского примера выше:

В таблице строка 13 называется «Списание себестоимости проданных товаров»; по какой цене её записывать, таблица не указывает. Толкование автора: поскольку 2920 ведётся по продажным ценам, эта запись тоже делается по продажной цене, а затем по пункту 152 часть наценки, приходящаяся на проданные товары, относится в дебет 2980 и кредит 9120. В итоге на 9120 остаётся 27 000 000 − 4 312 343,62 = 22 687 656,38 сума, то есть фактическая себестоимость. В шаблоне остаток 2920 принят по продажной цене без НДС (себестоимость + наценка); столбец НДС нужен для ценника и для выделения из выручки.

Остальные случаи: по пункту 152 наценка по списанным (испорченным, недостающим и прочим) товарам также относится в дебет 2980. Для недостачи в таблице есть строка 11 (если виновный не установлен, Дт 5910) и строка 14 (по вине материально ответственного лица, Дт 4730). Проводки по выручке, НДС и возврату поставщику определите в учётной политике; по выручке см. статью «Какие проводки делаются при продаже товара?».

Практические советы

• Не суммируйте количества: килограммы, литры и штуки складывать нельзя. В итоговой строке — только суммы.
• Записывайте номер и дату каждого приходного документа: при проверке это спрашивают первым.
• Если появился «отрицательный остаток», ошибка почти всегда в том, что выбытие записано раньше поступления или забыт документ.
• В конце месяца смотрите строку проверки: начало месяца + поступление − выбытие − конец месяца = 0.
• Сверяйте остаток товарного отчёта с результатом инвентаризации; сумму разницы увидите сразу.
• Не меняйте способ оценки в середине года (НСБУ № 4, пункт 63) и закрепите его в учётной политике.

Как пользоваться шаблоном?

1. На листе «Sozlamalar» (настройки) укажите название предприятия и год; проверьте ставку НДС (12%) и процент наценки по умолчанию.
2. На лист «01» внесите перечень товаров, единицы измерения и остаток на начало года (количество и сумма). В следующие месяцы наименования и остаток переходят сами.
3. Каждый месяц записывайте приходные документы в столбцы «Kirim 1–3», количество выбытия — в столбец «Chiqim». Средняя цена, сумма выбытия и остаток на конец месяца рассчитываются формулами.
4. На листе «Yillik» выводятся годовые итоги по каждому товару; в столбце проверки должно стоять «OK».
5. Для розничного магазина заполните лист «Tovar hisoboti (oy)»: остаток на начало месяца, приходные документы, выбытие (с НДС). Наценка, НДС, себестоимость проданных товаров и суммы для проводок появятся сами.
6. Заполняйте только жёлтые ячейки; остальные защищены (без пароля). Лист «Aylanma qaydnoma (oy)» — самостоятельная копия на один месяц для материалов или отдельного склада.

В заполненном образце внесены январь и февраль на примере ООО «Namuna Savdo», поэтому результат формул виден сразу. Оба файла — по ссылкам внизу страницы. Файлы на узбекском языке (латиница).